事あるごとに「忙しい」とか「時間がない」と言う人がいます。しかし、忙しいと言う人ほど出世できません。朝から晩まで働いているのに成果が出ない人。その一方で、優雅に定時退社しているにも関わらず、目覚ましい成果を上げている人。両者の違いは一体どこにあるのでしょうか？
そこでこの記事では、
いかに無駄を省いて時短するか？
またいかに時間を創出することができるか？
という「時短」と「時間創出」についてのポイントをまとめてお伝えいたします。
1日は誰にとっても平等に24時間です。しかし、時間の使い方次第で、成果や結果は大きく異なります。特に仕事には納期があるので、早く仕上げられるかは仕事を評価するうえで重要なポイントとなりますので、是非、参考にしてください。
時短のテクニック
時短術のキホン
時短とは言うまでもなく「時間短縮」の略ですが、この「時短」という短い言葉自体が時間短縮を最も象徴的に表現する言葉だと思います。
さて時短術を効率よく行なうには、とにかく「見える化」することです。時短術の見える化とは、「To Doリストをつくる」→「重要度と緊急度で分類する」という流れとなります。そのために、まずやるべきことが「To Doリストをつくる」ことです。
To Doリストとは、その日にやるべきことを一覧表にしたリストのことです。自分自身の仕事の全体像を把握できるメリットがあります。
そして、リストアップしたものを「重要度」と「緊急度」に分類します。緊急で重要なことを最優先し、そうでないものは後回しにします。分類するためには、普段から仕事の優先度を見極めておく必要があります。
「To Doリストをつくる」→「重要度と緊急度で分類する」という2つの工程を行なうのと行なわないのでは時間の生み出し方、それに伴う結果までも大きく左右されます。
時短“伝達”テクニック
役職が上がれば上がるほど、忙しさも増していきます。そんな相手に効率よく伝えるには、やはり「時短」しかありません。伝え方の時短テクとして「エレベーターピッチ」という方法があります。
エレベーターピッチというのは、エレベーターの中の短い時間を利用して相手に伝えることです。エレベーターピッチは、アメリカのシリコンバレーが発祥で、企業家がエレベーターで投資家に出会い、その30秒ほどの時間で自分のプランを売り込み、成立させてしまったという逸話からきています。
エレベーターの中という限られた時間で伝えるには、魅力的な企画で要点がまとまっており、伝え方も卓越していたに違いありません。普段からエレベーターピッチ並の「伝え方」を目指すことで時短と成果、両方を手にすることができます。
時短“読書”テクニック
毎日忙しいビジネスパーソンであっても「自分磨き」には余念がありません。自分磨きの代表格「読書」でも、時短術が存在します。
それは「読まない」ことです。
どういう意味かと言うと、「自分にとって必要性があるか」を予め選択する、ということです。たくさんある本の中から「質の高い本や自分にとって必要な本を選ぶ目」を持つことです。自分にとって有益性のない本を読むことは大きな時間ロスとなります。
有益性のある本の選び方は、本の最初の章と最後の章で判断すると良いです。ほとんどの本が「本の最初の章」で著者が最も伝えたいことが書いてあります。そして「最後の章」で、著者の言いたかったことの“まとめ”が書いてあります。本の「最初と最後の章」を読むことにより、短時間でその本の概要が理解できます。
時短“検索”テクニック
猫も杓子も「検索」の時代です。わからないことがあれば、手持ちの端末ですぐに知ることができます。この「検索」という作業にも「時短」は存在します。
情報を素早く検索するテクニックとして、
① フレーズ検索
② マイナス検索
③ or検索
④ ワイルドカード検索
などがあります。
① フレーズ検索
“ ”で囲ったフレーズだけを検索してくれます。
② マイナス検索
2つの単語の間に半角の「‐」を入れることで、後者の単語が含まれるページを除外することができます。
③ or検索
2つの単語の間に「or」を入れることで、どちらかの単語を含んだページを検索してくれます。
④ ワイルドカード検索
単語の中でわからない文字を「＊」にすることで、それに似た言葉を検索してくれます。
このように自分が調べたい単語をダイレクトに検索してくれるので「探す手間が省ける」のです。
時間を創出するための3つのテクニック
目標の立て方
目標の立て方ひとつでも、時間を短縮することができます。そのポイントは「目標を分解する」ことです。社内や部署で掲げる「大きな目標」というのは、細分化すると「小さな目標」から成り立っていることがわかります。
「前年度より利益を上げる」という大きな目標には、「1ヵ月○○万円以上売る」という小さな目標があります。「1ヵ月○○万円以上売る」という目標には、「一週間で○○万円以上売る」という目標があります。
このように大きな目標は小さな目標で成り立っているので分解した小さな目標をコツコツと達成していくことが重要なのです。「小さな目標」も視野に入れながら目標を立てることで、結果的に大きく時間を短縮することができるのです。
時間を創出する物理的作戦
実は、時間を物理的に創り出すことができます。それが「時間を買う」です。時間を買うとは、「電車を使うところをタクシーにする」ことです。
電車で移動するところをタクシーに変えると料金は倍以上ですが、タクシーなら行き先を告げるだけで目の前まで運んでくれるし、なによりプライベート空間を手に入れることができます。
このプライベート空間で業務の見直しをしたり、翌日の予定を確認したりすることで効率よく時間を使えるメリットがあります。その時間で成果を生み出せれば、タクシー代なんて安いものです。お金で時短できる方が遥かに尊いといえます。
行動力を上げれば時間が増える
時短をする上でとりわけ重要となってくるのが「モチベーション」です。モチベーションが高ければ集中でき、作業効率があります。モチベーションが低ければ、文字通り効率が悪くなります。
モチベーションを上げるには、「気になることはすべて紙に書き出す」という方法が有効です。気になることをすべて紙に書き出すことで思考がクリアになり、モチベーションが上がり、すぐに行動することができるのです。すぐに行動することで時間を生み出すことができます。
相手のレスポンスが時間を生み出す
上司にお伺いを立てたり、他部署の人に仕事をお願いしたりする時、相手のレスポンスによって仕事の進捗が大きく左右されます。誰しも忙しいのでほとんどの場合、レスポンスは悪いでしょう。しかし、ちょっとした工夫でレスポンスが良くなるのです。
それが「サマリーをつくる」です。サマリーとは「要約」のことで、企画書や書類などにサマリーを付け加えることで、相手がすぐに理解でき行動しやすくなるのです。サマリーには、「メリット・デメリット」「予算」「スケジュール」などを明記することでより相手に伝わりやすくなります。相手がすぐに行動してくれることで結果的に自分の仕事も早く終わっていきます。
時短と時間創出のまとめ
「時短」には様々なテクニックがありました。しかし、テクニックを知っても知っただけで満足し、使わなければ何の意味もありません。すぐに試し、自分に合うかどうかを確認する「行動力」が結果的に時間を生み出していくのです。
実は、みなさんは「常に」時短術を行なっています。それが「成果を出す」ことです。企業や組織は利益を上げるために活動しています。利益を上げることが最終目標としたら、成果を上げればそれが最大の時短術になるのです。
そして考えるべきは、成果を出すためにどれだけ「労力をかけないか」という点です。労力をかけずに成果が出せることが「究極の時短術」といえます。
時短術を行なう上で注意したいのが「独りよがりにならない」ことです。仕事はチーム全体で行なっていくものです。自分ひとりが速くても、部内のスピードが遅ければ、結果的には「遅い」ことになります。これでは、どれだけがんばっても意味がありません。全体を俯瞰しながら、ポイントを絞っていくことで成果を上げることができるのです。
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